جهت تسهیل ارائه خدمات کنسولی به ایرانیان سراسر دنیا، سامانه میخک (مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی) طراحی شده است تا افراد بتوانند با تشکیل پرونده در آن جهت رسیدگی به درخواست‌های‌شان اقدام کنند.
ایرانیان ساکن در خارج از کشور همواره نیاز به ارائه مدارک، درخواست‌ها و دریافت تاییدیه‌های مختلفی از کنسولگری‌های ایران دارند. با توجه به این که طی کردن این مراحل، فرآیندی زمان‌بر است، سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی (میخک) طراحی و در اختیار هم‌وطنان‌مان قرار گرفته است.
خدمات این سامانه شامل حوزه‌های مختلفی مانند امور گذرنامه، سجلی، حمایت‌های کنسولی و قضایی، تنظیم وکالتنامه، تایید اسناد و … است که برای استفاده از این خدمات بایستی در ابتدا عضو سامانه شوید.
بنا به برخی ملاحظات امنیتی و حفظ حریم خصوصی مراجعین، بازخورد و اطلاع‌رسانی نتایج درخواست فقط از طریق ارسال خودکار ایمیل به فرد انجام می‌شود. از همین روی با ارسال درخواست تکمیل شده، هیچ‌گونه اطلاعات و سوابقی در سامانه باقی نمانده و هرگونه اصلاح یا تکمیل اطلاعات درخواست صرفا از طریق مراجعه به نمایندگی تعیین شده درخواست امکان‌پذیر است.
همان طور که ذکر شد جهت استفاده از خدمات کنسولی بایستی در سامانه میخک عضو شوید. از قسمت «ورود به سامانه» که در قسمت بالا و سمت چپ صفحه اول قرار گرفته بایستی جهت ثبت نام و مراجعات بعدی خود استفاده کنید.
در صفحه جدید می‌بایست آدرس ایمیل و کد ملی خود را وارد کرده و با درج کد امنیتی، روی گزینه «دریافت رمز عبور یکبار مصرف بزنید». اگر پیش از این در سامانه میخک ثبت‌نام و برای خود رمز عبور ثابت تعریف کرده‌اید می‌توانید از این گزینه استفاده کنید.
سپس با مراجعه به ایمیل خود، رمز عبور ارسال شده را کپی و آن را در باکس مشخص شده وارد کنید.
پس از ورود به سامانه بایستی اطلاعات هویتی خود از قبیل نام و نام‌خانوادگی، شماره شناسنامه، جنسیت، تحصیلات و … را تکمیل کنید. توجه داشته باشید تنها وارد سازی کادرهایی که به رنگ قرمز مشخص شده، نیاز است و می‌توانید بقیه اطلاعات را خالی بگذارید. نکته عجیب طراحی این صفحه، بخش بارگذاری مدارک هویتی است که جهت این کار باید روی بارگذاری مدارک در ستون سوم کلیک کنید تا بتوانید مدارک را الصاق کنید.
در مرحله بعد نوبت به درج اطلاعات محل سکونت خود از قبیل کشور محل زندگی، آدرس، نوع و مدت اقامت و … می‌رسد.
در مرحله آخر نیز بایستی اطلاعات وارد شده را تایید کنید. پس از اطمینان حاصل کردن از صحت اطلاعات وارد شده، کد امنیتی نمایش داده شده را در کادر آن درج و روی ثبت اطلاعات کلیک کنید.
پس از تایید مشخصات پنجره‌ای نمایش داده می‌شود تا در صورت تمایل، رمز ثابت عبور تعریف کنید تا برای مراجعات بعدی به این سامانه دیگر نیازی به استفاده از رمز پویا نباشد.
با زدن تیک «می‌خواهم رمز عبور ثابت ثبت نمایم» به صفحه جدیدی منتقل می‌شوید و در آن جا می‌توانید با وارد کردن نام کاربری (Email)، برای حساب خود کلمه عبور تعیین کنید. توجه داشته باشید که کلمه عبور شما باید حداقل ۸ کاراکتر داشته باشد.
حال در صفحه اول حساب خود می‌توانید به خدمات سامانه میخک دسترسی داشته باشید که از جمله آن‌ها می‌توان به وکالتنامه، امور گذرنامه و درخواست برگ عبور، سجلات مانند شناسنامه و ازدواج، امور دانشجویی مانند درخواست تایید مدرک، حمایت‌های کنسولی و قضایی مانند استعلام گواهینامه، آپوستیل، امور تابعیت و آمار فردی بخش تایید اسناد و دانشجویی اشاره کرد.
با توجه به گستردگی خدمات ارائه شده در این سامانه، برای نمونه جهت استعلام گواهینامه قدام می‌کنیم. جهت این کار بایستی روی «امور حمایت‌های کنسولی و قضایی» کلیک کنید. در صفحه جدید به بخش «درخواست استعلام گواهینامه رانندگی» بروید.
در صفحه جدید بایستی شماره گواهینامه خود را وارد کرده و از بخش نمایندگی، سفارتی که می‌خواهید استعلام را از آن بگیرید مشخص کنید. در صورت نیاز به استعلام سوابق و تخلفات رانندگی می‌توانید تیک آن را بزنید.
سپس نوبت به وارد کردن تصویر گواهینامه رانندگی، مدرک اثبات مقیم بودن و گذرنامه می‌رسد. توجه داشته باشید که حجم عکس بایستی بین ۱۰۰ تا ۳۰۰ کیلوبایت باشد و تنها فرمت‌های jpg، bmp و jpeg قابل قبول است. پس از بارگذاری تصاویر مدارک، با وارد کردن کد امنیتی، روی ثبت کلیک کنید.
در نهایت پیغامی به شما نمایش داده می‌شود که درخواست‌تان با موفقیت ثبت شده است. رسید برای شما ایمیل شده اما می‌توانید روی گزینه «دریافت رسید» بزنید و آن را در قالب فایل PDF دانلود کنید.
توجه داشته باشید کد پیگیری شما در این رسید قرار داشته و باید آن را هنگام مراجعه حضوری به نمایندگی همراه داشته باشید. برای پیگیری درخواست خود حداکثر ظرف ۹۰ روز بایستی به نمایندگی انتخاب کرده مراجعه یا تماس بگیرید. در صورت عدم مراجعه، درخواست شما بایگانی شده و باید مجددا درسامانه درخواست جدیدی ثبت کنید.
جهت تکمیل درخواست خود بایستی از طریق سامانه نوبت‌دهی خدمات کنسولی و با وارد سازی شماره ملی و کد پیگیری، اقدام به دریافت نوبت از کنسولگری کنید. سپس در تاریخ معین شده با به همراه داشتن اصل مدارک شناسایی عکس‌دار و معتبر ایرانی خود و کد رهگیری به نمایندگی تعیین شده مراجعه کنید.